Tuesday, May 5, 2015

Cara Membuat Surat Dinas yang Baik dan Benar

      
      Membuat surat dinas memang gampang-gampang susah terlebih lagi budaya salah yang membudaya sampai turun temurun membuat kita bingung harus menyesuaikan dengan keadaan atau sesuai dengan pembuatan surat dinas yang baku. Kali ini saya akan menjelaskan sekaligus mereview sekaligus merevisi surat dinas yang baru saja saya temukan tadi pagi.

Berikut gambar surat dinas yang belum direvisi:

Berikut unsur-unsur dari surat dinas tersebut:

      Surat dinas adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu instansi tertentu terkait melaksanakan suatu kegiatan. Berikut unsur-unsur surat dinas beserta penjelasannya dan kekurangan yang ada pada surat dinas tersebut.

1. KEPALA SURAT


(kepala surat yang salah)
      Kepala surat terdiri dari:

Unsur
Penjelasan
Nama Instansi
Nama instansi atau lembaga, ditulis dengan menggunakan huruf kapital semua dan tidak boleh ada singkatan.
Logo
Logo atau lambing instansi merupakan identitas atau cirri instansi tersebut.
Alamat Instansi
Alamat instansi, ditulis dengan huruf kapital pada ponem pertama setiap kata, tidak boleh disingkat, setiap bagian ditandai dengan tanda koma dan tidak diakhiri oleh tanda titik.
Batas
Merupakan pembatas antara kepala surat dengan bagian dari unsure surat dinas yang di bawahnya.

KESALAHAN:

No
Penjelasan
1
Dalam surat dinas tersebut terdapat singkatan dan kepanjangannya, mengacu kepada unsur-unsur kepala surat tiak boleh ada singkatan, dan DKM kepanjangannya adalah “DEWAN KEMAKMURAN MASJID” mengacu kepada:
Firman Allah  (Qs.at-Taubah:18)" yang artinya:

’'Sesungguhnya yg memakmurkan masjid-masjid Allah hanyalah orang-orang yg beriman kepada Allah & hari akhirat”.

2
Mengacu kepada unsur kepala surat di atas jelas surat dinas tersebut sangat keliru dalam pembuatan alamat, terdapat titik dua, dan singkatan dan di cetak miring, sebagai contoh  yang sesuai dengan unsur alamat instansi:

“Jalan Cipanas 32, Telepon (0262) 111222, Desa Rancabango, Kecamatan Tarogong Kaler, Kabupaten Garut – Jawa Barat”



Berikut kepala surat yang benar:

2. NOMOR, LAMPIRAN, PERIHAL, DAN TANGGAL SURAT

 (nomor, lampiran, perihal, dan tanggal yang salah)

      NOMOR SURAT

Nomor Surat
Penjalasan
Letak
Nomor surat ditulis di margin kiri diikuti tanda titik dua (:).

Bagian
Bagian dalam nomor surat yaitu:
1.      nomor urutan dikeluarkannya surat;
2.      kode isi surat;
3.      kode lembaga yang mengeluarkan surat;
4.      bulan dikeluarkannya surat dan harus ditulis dalam angka romawi;
5.      tahun dilekuarknnya surat.


 
       KESALAHAN:

Nomor Surat
Penjalasan
1
Nomor surat pada surat tersebut sangan absurd, tertulis Nomor : 02/DKM/AS/II/2015. Salahnya terdapat pada setelah penulisan titik dua jangan menggunakan lagi spasi.

2
Kode isi surat ini adalah acara yang akan diselenggarakan disana ditulis nama instansinya jelas suatu kekeliruan harusnya, harusnya diganti dengan ISNMSAW singkatan dari Isra Mir’raj Nabi Muhammad SAW atau yang lainnya.

3
Lalu kode lembaga atau lembaga yang mengeluarkan disurat dinas tersebut jelas salah seharusnya DKM, tetapi ini malah menggunakan kode nama masjid.

4
Bulan dikeluarkannya surat, di dalam surat tersebut ditulis romawi II berarti bulan Februari, tetapi saya menerima surat ini bulan Mei jadi seharusnya romawinya V untuk menandakan bulan Mei.

LAMPIRAN

       Lampiran adalah hal-hal yang diikut sertakan dalam surat.

KESALAHAN:

      Saya menerima surat saja tidak ada yang dilampirkan jadi seharusnya tulisan lampiran yang juga disingkat dan di tulis angka (0) sebaiknya ditiadakan karena merupakan suatu pemborosan kata. (Pesan Guru Bahasa Indonesia)

PERIHAL
      
        Perihal adalah suatu yang dimaksud, tempatnya terdapat di margin kiri atas, diawali huruf kapital dan tanpa spasi setelah titik dua.

KESALAHAN:

      Di surat tersebut tertulis perihalnya disingkat dan ada spasi lalu titik dua dan spasi lagi setelahnya, seharusnya yang benar adalah Perihal:Undangan

TANGGAL PEMBUATAN SURAT

      Tanggal pembuatan  surat adalah kapan surat tersebut dibuat, letaknya di margin kanan atas sebaris dengan nomor surat.

KESALAHAN:

      Tidak terdapat dalam surat dinas tersebut mungkin tertinggal atau lupa menuliskan.

Berikut gambar nomor, lampiran, perihal, dan tanggal surat yang benar:


 

3. TUJUAN SURAT


                                                                                      (tujuan surat yang salah)

      Tujuan surat adalah lembaga, instansi, atau perseorangan yang dituju sesuai alamatnya.

KESALAHAN:

Tujuan Surat
Penjalasan
1
Penulisan Kepada Yth. itu jelas sangat salah seharusnya jangan memakai kepada karena akan membuat kata menjadi tidak efektif dan penulisan Yth itu diakhiri titik bukan koma.

2
Dan kata Di itu seharusnya kecil semua.



4. SALAM PEMBUKA

      Salam pembuka yang lazim digunakan dalah surat dinas adalah Dengan hormat, dan Assalamu’alaikum wr. wb.

KESALAHAN:

      Di surat tersebut terdapat double salam pembuka bissmillah dan assalamu’alaikum, pakai satu saja karena  jika dua itu termasuk pemborosan kata dan sebaiknya menggunakan salam pembuka assalamu’alaikum karena menyangkut acara tentang keislaman. Dan penulisannya Assalamu’alaikum wr. wb.
5. ISI SURAT

(isi surat yang salah)

      Isi surat terdiri dari:

Isi Surat
Penjalasan
Isi pembuaka
Berfungsi untuk mengantarkan kepada maksud dari surat tersebut.

Isi Inti
Isi surat adalah maksud dikeluarkannya surat tersebut.

Isi Penutup
Isi penutup adalah harapan dan ucapan terimakasih kepada pembaca.



KESALAHAN PADA ISI PEMBUKA:

Isi Pembuka
Penjalasan
1
Kata kita, melaksanakan harusnya huruf kecil semua.
2
Isi surat adalah maksud dikeluarkannya surat tersebut.

3
Kata sehari hari seharusnya memakai strip karena merupakan kata ulang. Jadi sehari-hari,

4
Kata taopik dalam KBBI tidak ada seharusnya yang benar taufik, allah SWT phonem awalnya huruf besar.
5
Kata Amin seharusnya kecil ponem awalnya, dan yang paling krusial adalah kata Amin ini penulisannya salah karena amin di surat adalah suatu do’a jadi bukan amin tetapi aamiin karena artinya (Kabulkan doa kami. Ini berdasarkan fi’il (kata kerja salam Bahasa Arab) merupakan permohon kepada Allah SWT agar doa kita diijabahkan, dikabulkan-Nya).


KESALAHAN PADA INTI SURAT:

Isi Inti
Penjalasan
1
Kata Rangka, Yang, Menugndang, Majid, semuanya memakai huruf kecil.

2
Kata ini,dan salah seharusnya tidak memakai koma tapi spasi saja.

3
Penulisan yang tepat Bapak/Ibu/Saudara/i tanpa spasi bukan Bapak / Ibu/ Saudara/ i sesudah itu jangan memakai koma cukup spasi saja

4
Penulisan Isra Mi’raj Nabi Muhammad SAW haursnya menggunakan font atau jenis huruf yang sama.

5
Yang diselenggarakan pada : jangan pakai spasi setelah pada langsung saja titik dua.

6
Penulisan Hari/Tanggal : salah seharusnya hari dan tanggal: setelah itu tanpa spasi.

7
Penuslisan Waktu semua hurufnya kecil dan titik duanya sesuaikan dengan hari dan tanggal.

Singkatan sampai dengan s/d bukan seperti itu tetapi s.d.

8
Penulisan Tempat hurufnya kecil semua dan titik duanya sesuaikan dengan hari dan tanggal karena memiliki karakter lebih banyak.
9
Dan penceramah jika tidak ada atau belum diketahui hilangkan saja karena merupakan pemborosan kata.

10
ASY-SIFA diubah menjadi ponem awalnya dan setelah strip saja yang huruf kapital. Asy-Sifa


KESALAHAN ISI PENUTUP:

Isi Penutup
Penjalasan
1
Bagian penutupnya harus ada kohesi dengan paragraph sebelumnya. Jadi yang awalnya :
“Kami berharap Bapak Ibu Saudara/i untuk hadir tepad pada Waktunya” diubah menjadi :
“Oleh karena itu, kami berharap Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir tepat pada waktunya, demikian surat ini kami sampaikan
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih ”.



Berikut Isi surat yang benar:


6. SALAM PENUTUP

      Salam yang lazim digunakan adalah Hormat saya,

KESALAHAN:

      Disana memakai mengetahui dengan memakai huruf kapital semua jadi hanya ponem pertama saja yang menggunakan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.


7. JABATAN, TANDA TANGAN, DAN NAMA JELAS
(jabatan,tanda tangan, dan nama jelas yang salah)

      Dalam suatu instansi terdapat struktur organisasi jadi yang berhak membubukan tanda tangan di akhir surat adalah ketua instansi tersebut dan skretaris ataupun bendahara.

KESALAHAN:

No
Penjalasan
1
Penulisan Ustadz merupakan kata yang keliru karena menurut EYD yang benar adalah Ustaz.

2
Tidak ada skretaris.
3
Huruf kapital hanya pada ponem pertama saja bukan semuanya.

Berikut jabatan, tanda tangan, dan nama jelas yang benar:

Berikut gambar keseluruhan dari yang saya tadi telah jelaskan:


      Demikian yang dapat saya sampaikan, semoga dapat bermanfaat dan mohon maaf bila ada kesalahan karena saya juga sama-sama belajar.
Share this post
  • Share to Facebook
  • Share to Twitter
  • Share to Google+
  • Share to Stumble Upon
  • Share to Evernote
  • Share to Blogger
  • Share to Email
  • Share to Yahoo Messenger
  • More...

2 comments

:) :-) :)) =)) :( :-( :(( :d :-d @-) :p :o :>) (o) [-( :-? (p) :-s (m) 8-) :-t :-b b-( :-# =p~ :-$ (b) (f) x-) (k) (h) (c) cheer

 
© Note-Student | Share Science
Designed by BlogThietKe Cooperated with Duy Pham
Released under Creative Commons 3.0 CC BY-NC 3.0
Posts RSSComments RSS
Back to top